Home office: bênção ou maldição?

O que as empresas devem fazer para tornar os funcionários mais produtivos em casa

Alguns consideram trabalhar em casa uma atividade preguiçosa. Outros o veem como o futuro do trabalho inovador, e imaginam que em 50 anos escritórios pode não mais existir.

Como é com tudo na vida, você tem de encontrar o equilíbrio certo para tornar o trabalho de casa eficaz. O fato é que está se tornando cada vez mais importante que os funcionários tenham a liberdade de trabalhar em qualquer lugar ao escolher seu futuro empregador. Se as empresas oferecerem aos seus funcionários a oportunidade de trabalhar em casa, isso pode ser uma vantagem competitiva decisiva na luta para encontrar profissionais qualificados.

Os funcionários podem economizar tempo de viagem e usá-lo de forma mais produtiva. Muitos trabalhadores home office também afirmam que eles têm muito mais paz de espírito, não são distraídos por colegas e podem, portanto, pensar de forma mais criativa.

"Em empresas com mais de 500 funcionários, apenas 23% têm permissão para trabalhar em casa."

De acordo com um estudo do Ministério Federal do Trabalho e Assuntos Sociais da Alemanha, há uma tendência ascendente para o uso de escritórios domésticos devido à transformação digital e novas possibilidades de colaboração. No entanto, descobriu-se que em empresas com mais de 500 funcionários, apenas 23% têm permissão para trabalhar em seu escritório em casa. Em empresas com menos de 500 funcionários, o número é de apenas 18%.

Uma razão para essa relutância poderia ser a percepção de que os trabalhadores de um escritório doméstico estão vagando. Nem todos têm a mesma disciplina em casa do que no escritório, e podem ser rapidamente distraídos por tarefas domésticas. Além disso, as empresas temem que os funcionários que trabalham no escritório em casa a longo prazo ou permanentemente possam perder o espírito de equipe.

Este é um argumento sério, porque as melhores ideias geralmente vêm de uma equipe, e sessões de brainstorming em grupo geram a maior criatividade. Além disso, para tópicos particularmente sensíveis ou delicados, uma discussão pessoal é mais adequada. Outro argumento de muitas empresas contra o home office é que as precauções de segurança não podem ser seguidas porque o controle sobre o equipamento de TI diminui.

Então, como pode ser encontrado o equilíbrio certo?

"Se existem inúmeras possibilidades de comunicação, elas também devem ser bem pensadas."

Home office - mas nem sempre

Se as condições locais permitirem, um funcionário não precisará trabalhar permanentemente no escritório em casa. Em vez disso, ele pode combinar com seu supervisor ter de um a dois dias, em que nenhuma reunião exija uma presença pessoal. Esses dias podem então ser gastos trabalhando no escritório em casa.

A comunicação certa é fundamental

Caso contrário, é importante manter a comunicação correta. As modernas ferramentas de colaboração digital ajudam os funcionários a trabalharem juntos virtualmente em equipes e a ficarem sempre atualizados.

Se existem inúmeras possibilidades de comunicação, elas também devem ser bem pensadas. O maior risco que os gerentes vêem nas equipes virtuais é que a comunicação não é cuidadosamente atendida. Por exemplo, se algo é muito urgente, delicado ou sensível por natureza, os funcionários devem sempre escolher pegar o telefone. E-mail simplesmente não pode transportar o tom da comunicação e pode rapidamente causar mal-entendidos. Beat Bühlmann, gerente-geral da Evernote, afirma em poucas palavras: "Você não envia e-mails para os bombeiros".

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Além disso, ter uma enxurrada de e-mails também pode ser confuso: de acordo com um estudo recente da OTRS Group de 500 funcionários da Alemanha, EUA e Brasil, 32% precisam de uma hora por dia para classificar seus e-mails, 28% afirmam que, com a abundância de e-mails, outras tarefas são repetidamente reprimidas ou esquecidas. Por isso, é importante considerar formas de rastrear a comunicação que não seja e-mail.

Um sistema de tickets pode suportar a comunicação

Buhlmann também avisa que você não tem mais controle sobre seu e-mail depois que ele for enviado. Você não sabe a quem pode ser encaminhado ou quem está no campo CC. Aqui a implementação de um sistema de bilhetagem pode ajudar: isso adiciona estrutura e rastreabilidade à comunicação. Também garante que nenhum detalhe seja perdido durante a comunicação, reduzindo o número de e-mails e fornecendo uma visão geral para todas as partes envolvidas.

Segurança de TI deve ter prioridade

No que diz respeito à segurança de TI, é mais importante do que nunca para os funcionários de escritório doméstico usar equipamento adequado que seja suportado pela empresa. Para garantir que todos os funcionários mantenham-se atualizados com seus hardwares e softwares, em conformidade com os padrões da empresa, recomenda-se um CMDB (Configuration Management Database). Isso captura e documenta todos os recursos operacionais administrados pelo departamento de TI.

Medidas de segurança preventiva, como alteração de senhas e sistemas de backup, devem ser incorporadas aos trabalhadores domésticos. Ao mesmo tempo, os departamentos de TI devem considerar o uso de software como o STORM para poder se comunicar com rapidez e precisão durante ataques de segurança cibernética, mesmo que estejam trabalhando em um escritório doméstico.

Vamos esperar e ver como serão os escritórios daqui a 50 anos, se eles ainda existirem. Mas ao oferecer horários flexíveis, planejar como a comunicação funcionará e incorporar práticas modernas de segurança, trabalhar a partir de escritórios domésticos já deve ser visto como uma possibilidade viável.

Como é no seu escritório?

(*) Saskia Stähle-Thamm é a gerente global de Relações Públicas da OTRS Group

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