7 etapas para transformar um departamento de TI herdado

Colocar um departamento de TI descarrilado de volta aos trilhos exige persistência e um plano de ação focado no sucesso

Pode ser o trabalho mais difícil em TI - e talvez o mais gratificante. Assumir um departamento de TI problemático não é tarefa para os fracos de coração. Reparar os danos e colocar tudo em ordem exigirá muito tempo e esforço. Se você conseguir, será tratado como um herói. Se falhar, o fracasso poderá assombrar a sua carreira nos próximos anos.

Colocar um departamento de TI descarrilado de volta aos trilhos exige persistência e um plano de ação focado no sucesso. As sete etapas a seguir ajudarão você a começar.

1. Avalie a capacidade da TI de suportar as metas de negócios

Avaliar o alinhamento de um departamento de TI herdado com estratégias e objetivos de negócios é o primeiro passo para reconstruí-lo. "No mundo cada vez mais digital de hoje, a TI desempenha um papel fundamental na viabilização da estratégia de negócios", diz Rahul Singh, diretor da Pace Harmon, empresa de consultoria em gerenciamento de TI.

É necessário garantir o alinhamento com as metas de negócios para que a TI seja vista como um parceiro estratégico. "O envolvimento com os negócios ajudará a descobrir o que está funcionando versus o que não está funcionando, para identificar os desafios mais prementes e a profundidade dos problemas", acrescenta Singh.

O novo líder também deve avaliar se o departamento de TI, em seu estado atual, é capaz de fornecer estabilidade operacional. "É difícil ser visto como um parceiro estratégico quando 'manter as luzes acesas' é um problema", observa o especialista.

2. Estabilize a situação

É impossível consertar um navio que ainda está afundando. "O novo líder de TI deve tomar medidas para estabilizar qualquer tecnologia não confiável que atrapalhe as operações comerciais", declara Alberto Ruocco, CIO da empresa de consultoria de gerenciamento West Monroe Partners. "A primeira prioridade de um novo líder de TI deve ser garantir que a infraestrutura e os aplicativos de tecnologia estejam disponíveis e sejam confiáveis."

Para Vishnu Nallani, vice-presidente e chefe de inovação da Qentelli, provedora de serviços de engenharia e desenvolvimento de software, é fundamental entender quais áreas do departamento de TI estão causando os problemas e adotar uma abordagem baseada em dados imparcial para tomar decisões corretivas. "Depois que a lista de itens acionáveis ​​é criada, o gerente deve priorizar as ações que criarão mais valor."

Singh recomenda avaliar a capacidade da equipe de TI atual de definir objetivos e entregar resultados positivos. "Isso envolve conversas francas sobre o que está funcionando, bem como os desafios existentes com pessoas, processos, tecnologia e a estrutura subjacente", explica.

3. Disfunções

Antes de tentar reconstruir um departamento de TI disfuncional, é importante conhecer a origem e a extensão dos problemas. "O problema não está necessariamente no departamento de TI, mas na falta de visibilidade e priorização", observa Vinay Sridhara, CTO da empresa de segurança cibernética Balbix. "As equipes de TI querem fazer a coisa certa, mas se elas não têm suas prioridades corretas e não têm certeza de onde estão as vulnerabilidades, como a equipe pode ver em quais problemas focar?"

A segurança fraca é frequentemente o sinal revelador de um departamento de TI disfuncional, permitindo que informações críticas e privadas caiam nas mãos de criminosos cibernéticos. Antes de tentar reconstruir o departamento, o novo líder de TI deve trabalhar para obter visibilidade de todos os ativos, incluindo recursos locais, na nuvem e móveis. "Cada ativo deve ser analisado continuamente quanto ao risco em centenas de vetores de ataque, incluindo bancos de dados mal configurados ou credenciais fracas de logon dos funcionários", diz Sridhara. "Com esse nível de visibilidade, os gerentes de TI obtêm insights sobre as fraquezas nas defesas da organização, o que pode ajudar o gerente a priorizar e orientar as ações de correção."

Depois que as fontes de disfunção forem reveladas e totalmente compreendidas, e a equipe estiver finalmente trabalhando em conjunto, a fase de planejamento poderá começar. "Comece com seu plano estratégico e expanda para seu modelo organizacional, programa de gerenciamento de mudanças, modelo operacional e planos de comunicação", recomenda Kim Walker, diretor de TI da Abraic, empresa de consultoria de gerenciamento de TI.

4. Compartilhe ideias

Reúna todos os diretores de negócios e TI relevantes para manter discussões. Crie um ambiente seguro para compartilhar, validar e trocar observações. "Juntos, vocês reescreverão a narrativa", afirma Walker. "Considere contratar um facilitador externo para permitir que você mantenha o foco na reunião."

Estabeleça rapidamente uma ligação de empatia, sugere Walker. "Coloque todos os seus sentidos para trabalhar, ouvindo ativamente, observando, engajando-se em alimentos / bebidas, andando e farejando oportunidades de melhoria", acrescenta. Documente as descobertas e os temas provavelmente surgirão. "Esses funcionários estão vivendo a disfunção e, embora algumas pessoas prosperem no caos, a maioria não sobrevive, e elas apreciarão uma tábua de salvação com a promessa de um amanhã melhor."

Walker recomenda ainda que o grupo desenvolva coletivamente uma declaração de visão e uma carta que descreva como o departamento avançará. "Peça a todos os participantes que assinem esses documentos. Isso reforça o compromisso e o apoio."

5. Estabeleça metas realistas

O novo líder de TI precisa identificar e confirmar exatamente como deve ser o trabalho do departamento a longo prazo. Decidir e agir de acordo com as métricas de sucesso é uma tarefa multifacetada. "Isso requer conversar com a equipe, que geralmente é muito consciente das mudanças necessárias, mas não tem meios de enfrentá-las", explica Donato Lalla, diretor executivo de TI gerenciada da Agio, empresa de serviços de segurança cibernética. "Esta é uma oportunidade para garantir suas ideias individuais sobre pontos fortes e pontos negativos em todo o departamento, a fim de desenvolver um roteiro."

No lado do processo, definir o sucesso requer identificar os fluxos de trabalho e plataformas mais eficazes, além de descobrir as causas principais dos resultados inconsistentes. "Isso, por sua vez, ajuda a obter pontos-chave de dados que ajudam a medir o sucesso do departamento contra OKRs e KPIs pré-projetados - seja diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente", diz Lalla.

6. Comece a reconstruir

Ao iniciar o processo de reconstrução, o novo líder de TI deve adotar uma abordagem inovadora e programática, declara Gaston Fourcade, CTO da Studios da Globant, empresa de desenvolvimento de TI e software.

"Isso envolve o planejamento da migração e a substituição de aplicativos antigos, além de abordar processos e recursos em evolução", explica. "O gerente de TI deve realizar uma avaliação dos funcionários ... e qualificá-los como 'já prontos', 'treináveis' ou 'legados'." Comece a criar novas equipes, alavancando o conhecimento dos membros e adicionando novas contratações. "Os gerentes devem começar a treinar todos nas novas tecnologias e metodologias para colocar todos os membros da equipe na mesma página", aconselha.

À medida que a reconstrução avança, Fourcade recomenda buscar uma compreensão clara dos objetivos futuros, tanto do ponto de vista funcional quanto do SLA. "Os gerentes devem projetar suas equipes e processos para atender a essa perspectiva futura, fazendo perguntas sobre requisitos técnicos e aplicação de processos", observa o especialista. "Os gerentes de TI devem projetar suas equipes do ponto de vista de recursos e governança."

Parcerias externas com organizações de hardware, software, serviço e consultoria podem desempenhar um papel valioso no processo de reconstrução de TI. "Os parceiros podem sustentar os sistemas existentes enquanto o gerente de TI libera recursos para desenvolver a nova equipe", acrescenta.

Segundo o especialista, os parceiros também podem ajudar a acelerar o desenvolvimento de novas equipes de TI. "Os gerentes de TI devem determinar o que desejam terceirizar e o que deve ser terceirizado." Parceiros confiáveis ​​podem ajudar a oferecer flexibilidade de recursos, aprimoramentos rápidos de novas equipes e insights sobre as melhores práticas. "Os líderes de TI devem confiar nos parceiros, mantendo a governança e a propriedade", completa.

7. Abrace a missão

Onde há fracasso e caos, também há oportunidades e, para muitos líderes de TI, o prazer inerente à criação de algo melhor. "O processo de reconstrução é divertido, mas você precisa se preparar para trabalhar e se dedicar por horas", relata Singh.

Nas conversas iniciais com a gerência sobre a criação ou contratação de um departamento de TI, é importante avaliar se os líderes de negócios veem a TI como um parceiro estratégico e capacitador de negócios ou como um centro de custos necessário, mas não estratégico. "Os agentes de mudança desejam gerar valor; se a empresa não reconhecer o valor de TI, o sucesso será desafiador, independentemente de o estado atual ser funcional ou disfuncional", finaliza.

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