A forma como as empresas lidam com as infraestruturas de TI está intimamente ligada aos seus níveis de competitividade

A forma como as empresas lidam com as infraestruturas de TI está intimamente ligada aos seus níveis de competitividade. Afinal, disponibilidade, agilidade e eficiência dependem das boas condições dos hardwares, como computadores, servidores, estações de trabalho, frentes de caixa etc. ou, caso contrário, os ativos que deveriam trazer os benefícios citados só trarão prejuízos e atrasos.

Por isso, cuidar dos ativos tecnológicos é de extrema importância para a continuidade dos negócios, tanto quanto cuidar do bem-estar e satisfação dos colaboradores. Mas o fato é que nem todos estão preparados para dar a atenção necessária aos seus equipamentos. Não existe RH para computadores!

Para ajudar nessa tarefa, existem centenas de soluções e ofertas de serviço de manutenção e suporte aos dispositivos que sustentam as operações corporativas, mas que acabam não entregando o que prometem, seja por falta de experiência ou mão de obra qualificada, deixando as empresas sujeitas a paradas não programadas e perda de eficiência, afetando o atendimento aos clientes e as demandas de produção.

Isso sem falar do ciclo de vida das máquinas, que em muitas empresas chegam ao limite das capacidades operacionais, e de tão antigas deixam de rodar os sistemas necessários para execução de atendimentos, pagamentos, e até de serviços de e-mail, por exemplo. Os ativos de TI são importantes demais para serem delegados a players sem preparo adequado, em contratos que não preveem a totalidade da gestão dos equipamentos - da implantação, renovação até a retirada dos equipamentos.

Dessa forma, as empresas acabam na mesma situação: uma gestão de infraestrutura de TI precária, exposta a problemas crônicos e falta de suporte. Diante desse cenário fica a dúvida: como manter todas as máquinas operando com o mínimo de paradas possível, controlar os ciclos de vida dos ativos e SLAs (Service Level Agreements) e ainda assegurar a disponibilidade, agilidade e eficiência para manter a competitividade e a continuidade dos negócios?

A resposta está na busca por parceiros capazes de assegurar a prestação de serviços e entregar soluções eficazes para o dia a dia da empresa, o que exige uma minuciosa procura por certificações, especializações e de comprovações da capacidade e garantias de atendimento do fornecedor. Não é uma missão fácil, mas desde que seja bem executada pode trazer benefícios significativos aos negócios, como:

• Agilidade na solução de problemas – Com um time altamente especializado, as demandas internas serão solucionadas de maneira rápida e eficiente. Vale lembrar que o nível dos serviços realizados pelo parceiro varia de acordo com as SLAs acertadas previamente. Então é sempre bom revisá-las à exaustão antes de firmar qualquer parceria de Outsourcing.

• Padronização tecnológica - A padronização do ambiente de TI permite um atendimento mais ágil e eficaz, uma vez que peças e equipamentos padronizados oferecem uma manutenção mais assertiva e proporcionam maior governança corporativa. Além disso, é uma ótima maneira de implementar o equipamento certo em cada setor da empresa.

• Aumento de eficiência – A soma de profissionais capacitados com uma infraestrutura moderna, padronizada e atualizada, garante maior eficiência e qualidade nas entregas do setor de TI.

• Redução de erros - Profissionais capacitados e infraestrutura de primeira também resultam na redução de falhas. O que, consequentemente, gera redução de gastos para corrigir erros internos.

• Vantagens competitivas – Por fim, gerir todo o setor de TI é um trabalho bastante complexo, e apesar de extremamente necessário, toma tempo e investimentos expressivos. Com a terceirização, a companhia fica livre para focar no que é mais importante e nas inovações que farão diferença no futuro dos negócios.

Com todas essas vantagens, o Outsourcing da TI mostra-se o melhor caminho para as empresas, independente do segmento, tamanho ou formato, avançarem e alcançarem o topo do mercado no qual atuam. Por isso, não deixe uma má primeira impressão ou receio de delegar a terceiros sua infraestrutura de TI atrasar a continuidade e a competitividade dos negócios. Procure um parceiro de TI para chamar de seu!

*Luis Carlos Nacif é diretor-presidente da Microcity

Por vezes, ser “chefe” significa ter funções administrativas que só podem ser feitas por você

Em tempos de glorificação das posições de liderança, se você fizer essa pergunta em qualquer ambiente, provavelmente, sua resposta será que todos os presentes querem ser o chefe, mas afinal, o que realmente significa ser “o Chefe”?

Muitas pessoas confundem a ideia de ser chefe com a de ser empreendedor, livre, dono das próprias escolhas ou desafios e, por último e melhor, dono do seu tempo! Mas realmente, o ser “Chefe”, seja no seu próprio negócio ou como um executivo em uma corporação, não é todo esse glamour apresentado e, pior, por vezes, vem acompanhado de um lado obscuro e sombrio que o mundo dos reality shows não mostra na TV, as lives do Instagram omitem e a super foto do Facebook jamais mostrará.

Ser líder de qualquer unidade de negócio vai além de apostar em diversas renúncias. Significa se transformar profissionalmente em psicólogo, advogado, consultor, parente, mentor e, ainda em momentos difíceis de tomada de decisão, quem sabe, envelhecer uns 20 anos e simplesmente não ter ninguém para compartilhar o seus problemas ou atual situação de carreira ou até de vida. Aliás, vivemos tempos de pessoas que se dizem incríveis, mas nunca avançaram até a página 2 dos seus negócios, ou nunca foram líderes de fato. É fácil encontrar nas mídias sociais, “Líderes ou empreendedores de sucesso”, mas qual é a real? Onde estão os números? Cadê o mérito no seu desafio? Ainda podemos fazer outras perguntas como estas, exatamente onde se abre o abismo entre chefe e colaborador.

Os desafios com o ser humano são muito mais importantes que os desafios técnicos, mas um ótimo comunicador sem técnica, não se sustenta no longo prazo. É necessário continuar o desenvolvimento das habilidades de forma que você consiga “fazer” caso seja necessário e, ainda mais importante, caso você não saiba, seja capaz de pedir ajuda e aprenda algo que seus liderados estão executando. Sem isso, uma liderança somente com incentivos e boa oratória, sem a parte técnica, não se sustenta, pois seus colaboradores desenvolvem o senso que o seu “Chefe” não faz a menor ideia do que está acontecendo e que está desqualificado para sua função, tornando-se um chefe superficial e sem profundidade nos assuntos.

Se você algum dia já se questionou quais eram as habilidades que você, como chefe, deveria desenvolver para ser um líder melhor, bem-vindo a este seleto clube que não possui manual de instruções. Provavelmente você já se sentiu sozinho na hora da tomada de decisão ou em meio a questionamentos infinitos, e também já esteve sozinho até tarde no trabalho. Ou pior: quando você se torna chefe e seus “amigos” do trabalho simplesmente deixam de almoçar com você ou de conversar sobre a vida particular, afinal, agora você possui o poder mágico do cargo e eles se sentem ameaçados com as possibilidades desse “poder”.

Não existem lições únicas, nem sempre a forma de uma pessoa liderar serve para outra, nem sempre uma decisão que funcionou para o projeto A funcionará para o projeto B. A forma de tratar um dos seus liderados não funciona com os demais. Nesse ponto, você descobre que quando virou chefe, também ganhou um novo título citado anteriormente, o de “psicólogo”. Além dos problemas do trabalho, você precisa ter a sensibilidade de entender se existem outros tipos de problemas externos que podem estar minando ou sugando a capacidade/atenção do seu liderado.

E aí que entra outro grande desafio: a Gestão de Pessoas. Nesse ponto você precisa engajar, seja ajudando, ensinando, preparando, mostrando para seu time que existe luz no fim do túnel e qual a direção que a empresa espera que o grupo reme e, quando necessário, fazer as correções necessárias. Todo curso sobre empreendedorismo, ou melhor, na minha opinião, todos os cursos superiores deveriam abordar gestão de pessoas como um item muito importante na formação de todos os profissionais. Uma gestão eficiente de pessoas pode levar um projeto para o sucesso, assim como uma gestão ineficiente pode desagregar um time, gerar contratações ruins, matar um negócio saudável e até transformar sucesso em insucesso.

Outro mito comum é o de que “chefe não trabalha”. Será? Por vezes, ser “chefe” significa ter funções administrativas que só podem ser feitas por você, como apontado acima, desde gestão de pessoas, gerenciamento de recursos da sua área, desenvolvimento do orçamento anual, até se reportar ao conselho ou sócios da empresa ou ao seu superior. No caso de um empreendedor ou CEO, ainda cabe a este pensar de forma geral ou até desenvolver o futuro do seu negócio e fazer isso com uma linguagem que todos abaixo consigam entender e entrem no desafio de buscar esse futuro.

Nesse momento, me questiono, será que preencho todos os requisitos acima apontados? Com certeza não, mas algo que aprendi durantes estes anos como empreendedor é que não devemos ter medo de, em caso de dúvida, perguntar, em caso de inquietação, argumentar. Temos sempre que buscar novas soluções, mesmo que isso exija um exercício que já foi realizado com sucesso, sempre antes de falar, ouvir e, quando for necessário, ser duro. Acima disso, devemos sempre ser determinado e ético, buscando evoluir e aprender mais para se tornar mais completo e melhor.

Mas a lista de dificuldades não para por aqui. Existe um último inimigo que pode aparecer junto com o cargo do chefe: você mesmo, ou melhor, o seu “ego”. Do dicionário Dicio, ego é a parte central ou nuclear da personalidade de uma pessoa. Infelizmente, a frase que é atribuída à Abraham Lincoln “Quase todos os homens podem suportar a adversidade, mas se você quiser testar o caráter de um homem, dê-lhe poder” é extremamente verdadeira e atual. Uma atitude capaz de arruinar sua carreira e liderança é colocar seu ego à frente dos objetivos do seu negócio ou empresa. Óbvio que todos devemos ter um pouco de amor próprio e isso é ego, mas controlá-lo pode determinar seu sucesso como líder ou seu completo despreparo para assumir essa ardilosa e dura missão.

As conclusões sobre ser chefe são que, por vezes, você será psicólogo, por vezes ficará sem dormir preocupado com suas metas ou seu negócio, por vezes você não saberá o caminho ou a atitude que deve ser tomada, mas saberá para quem perguntar, por vezes você será o primeiro a chegar e o último a ir embora, por vezes você estará pronto para tomar uma decisão difícil, por vezes você fará o que ninguém espera e, por fim, ainda sim, você continuará desconfiado se você está no caminho correto e se é capaz de ser o líder que seus liderados esperam e precisam. Ser chefe significa carregar várias responsabilidades, desde as metas da empresa até a vida dos seus liderados. Essa responsabilidade não diminui com o tempo, pelo contrário, só aumenta e fica cada vez mais complexa.

Apesar de todos os desafios acima apontados, tenho a certeza de que a função chefe é incrível quando você consegue participar da evolução de um colaborador, seja no trabalho, seja na vida pessoal dele, ou quando com a sua liderança, seu time consegue entregar resultados melhores do que o esperado, ou ainda, quando você cresce a equipe e por mérito, reconhece o time e abre frente para antes um colaborador, agora se tornar chefe também.

*Rafael Cosentino é Presidente do Comitê do LIDE FUTURO

O líder da TI deve levar valor para os negócios, ao mesmo tempo em que precisa manter as luzes acessas

O trabalho do CIO é altamente crítico e está em constante evolução. Afinal, o líder da TI deve levar valor para os negócios, ao mesmo tempo em que precisa manter as luzes acessas e reduzir os custos.

O talento também está na linha de frente com clientes e parceiros de negócios quando sistemas fracassam e precisa rapidamente mover-se para solucionar os problemas. Diante desse cenário complexo, como os CIOs estão transformando a TI saindo de um centro de custo para um centro de confiança? Quais desafios eles precisam superar para levar mais valor para a empresa?

Pesquisa realizada pela Grant Thornton, LLP e Technology Business Management (TBM) Council com líderes de TI identificou cinco dos maiores desafios dos CIOs atualmente. São eles:

1. Conflito com prioridades dos stakeholders

2. Recrutamento e retenção de talentos

3. Alinhar TI com os objetos de negócios

4. Articular o valor dos investimentos de TI

5 cursos rápidos para conhecer e dominar técnicas Agile

Os desafios mais citados pelos CIOs na pesquisa são inerentes ao gerenciamento dos negócios de TI e ao alinhamento da organização com os negócios e seus objetivos. Esses desafios são ampliados pela divisão entre como os CIOs querem ser medidos e como são enxergados medidos por seus parceiros de negócios.

Se o sucesso de um CIO é medido pela sua capacidade de reduzir custos, eles terão dificuldade em articular e provar o valor dos gastos de TI, a menos que demonstrem esse valor nos mesmos termos medidos por seus parceiros de negócios.

Somente depois de terem provado sua capacidade de melhorar os serviços e a entrega de projetos, as partes interessadas serão mais colaborativas na priorização de toda a empresa. Todos esses desafios refletem a necessidade de concentrar esforços na criação de relacionamentos com parceiros de negócios para alinhar totalmente a TI com as metas de negócios. Para fazer isso, indica o levantamento, os CIOs precisarão se concentrar em uma nova maneira de articular o valor da TI.

O caminho mais claro para que os CIOs superem os desafios enfrentados e sejam vistos como um parceiro de negócios confiável é demonstrar que podem controlar custos e comunicar o valor da TI de maneira clara e longe do linguajar de ‘bits e bytes’.

Segundo o relatório, esses desafios são compostos pelas batalhas árduas que os CIOs enfrentam ao abordar a segurança cibernética e os riscos, o gerenciamento de dados e a análise necessários para desenvolver insights de negócios acionáveis, além de encontrar maneiras de operar com mais eficiência.

Muitas vezes ignorada, negligenciada ou mesmo desprezada, a TI precisa reivindicar seu lugar de destaque no centro das atenções da empresa

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"Dar crédito onde o crédito é devido." É um pensamento maravilhoso, que muitas vezes é pronunciado quando uma empresa atinge um sucesso comercial significativo ou atinge um marco importante. No entanto, quando é hora de distribuir honrarias e prêmios, o departamento de TI é frequentemente esquecido, apesar de seu líder, gerentes e funcionários fornecerem as tecnologias que permitiram que a empresa atingisse seu novo patamar.

É uma pena, observa Mike Kanazawa, líder de estratégia da EY Advisory, uma empresa de consultoria de negócios. "Hoje, as plataformas de TI estão impulsionando a inovação e o crescimento digital", diz ele. "Sem dar à TI o crédito que ela merece, as empresas deixam de investir na evolução dos sistemas principais para suportar velocidade, agilidade e escala para impulsionar a inovação digital."

Não reconhecer a participação da TI em sucessos críticos de negócios promove a visão agora desmentida de que a TI é simplesmente um centro de custo. "O trabalho do CIO é garantir que a tecnologia seja usada para gerar o máximo valor comercial e não o faça se seus custos forem vistos como despesas gerais, e não como investimentos críticos para os negócios", explica Michael Cantor, CIO da Park Place Technologies. "Se um CIO quiser maximizar o valor comercial da empresa, ele deve obter reconhecimento pela contribuição da TI para obter uma parte apropriada do capital."

1. Torne-se mais consciente

Nos últimos anos, os líderes de TI que se formavam em Engenharia ou Ciência da Computação geralmente recebiam pouco ou nenhum treinamento de negócios. "No final da década de 1980, a métrica de desempenho mais comum das equipes de TI e seus sistemas de computação era a eficiência - como economizar custos operacionais e melhorar a produtividade", observa Tung Bui, professor e chefe do departamento de gerenciamento de tecnologia da informação do Shidler College of Business, da Universidade do Havaí. "Hoje, essas métricas devem estar em níveis estratégicos - uma questão de ganhar ou perder, de vida ou morte, em um mundo de competição acelerada."

O problema é que muitos líderes de TI não acompanharam a mudança no papel de seus departamentos. "Os líderes de TI não falam a linguagem dos negócios de maneira persuasiva", observa Bui.

Na prática, a desconexão entre negócios e TI segue sendo uma das principais razões pelas quais o departamento geralmente têm um perfil menor do que o dos departamentos de vendas, finanças, produção, compras e outros mais voltados para os negócios. "Para que a TI obtenha o crédito que merece, CTOs ou CIOs precisam se transformar em estrategistas de negócios, não se concentrando apenas em automatizar processos de negócios no nível operacional", diz Bui. Algo que já apece no discurso dos CIOs, mas não no dia a dia da empresa.

Os líderes de TI precisam garantir que os esforços do departamento estejam focados no sucesso dos negócios, afirma John Pescatore, diretor do SANS Institute, uma organização de certificação e treinamento em segurança cibernética. "Todo projeto de TI deve ser um campeão de negócios e algumas métricas de sucesso", diz ele. "Se o projeto atender a essas métricas, o defensor de negócios deve concordar em enviar 'elogios' para a cadeia, apontando para o papel que a TI desempenhou no projeto, atingindo suas metas de negócios."

Nick Kamboj, CEO da Aston & James, insta os líderes de TI a protegerem a imagem de seu departamento, praticando rígida disciplina comercial. Kamboj, ex-professor da Booth School of Business, da Universidade de Chicago, observa que muitos executivos de TI se deixam levar por tecnologias emergentes não comprovadas. O problema é que uma tecnologia inadequada, implantada de forma prematura e muitas vezes ineficaz, faz mais mal do que bem - tanto para a empresa quanto para a reputação do departamento de TI. "A empresa fica realmente aborrecida quando vê a TI soprando quantias significativas em despesas de capital enquanto fornece pouco ou nenhum valor para o negócio", acrescenta.

2. Comprometa-se a colmatar o défice de credibilidade da TI

Os líderes de TI precisam mudar a percepção do gerenciamento corporativo de seu departamento de uma entidade autônoma orientada a serviços para um parceiro estratégico habilitador de negócios, que toma decisões de valor agregado que trazem novas oportunidades e receita. "Um líder de TI pode fazer isso participando ativamente ou tendo sua equipe ... entrincheirada em atividades de planejamento e contratos de negócios, realmente entendendo as necessidades do negócio e tratando-as adequadamente", diz Kamboj.

Bui acha que os chefes do departamento de negócios devem ser encorajados a trabalhar com seus colegas de TI para mapear ideias criativas para usar a tecnologia para levar a competitividade ao próximo nível. "Muitas empresas de tecnologia, como a Microsoft, têm especialistas ... para ajudar os CEOs e líderes de negócios a entender e apreciar o potencial da TI", observa ele.

No entanto, Brent Rasmussen, vice-presidente executivo e CIO da empresa imobiliária Carrington Mortgage Holdings, adverte os líderes de TI a não serem muito receptivos a seus colegas de negócios, concordando imediatamente com as solicitações, não importando o custo ou a praticidade. "Muitas vezes, os líderes de TI tentam dar a todos o que eles querem, sempre que quiserem", explica ele. "A TI deve tomar decisões difíceis em relação à segurança, às soluções tecnológicas fundamentais e ao impacto de longo prazo de tecnologias novas ou herdadas, por isso, dizer sim a tudo não define o sucesso do grupo de TI".

Rasmussen também pede que os líderes de TI busquem um maior reconhecimento para que suas organizações não atinjam os holofotes. "Cada iniciativa deve ser uma jornada compartilhada com seu cliente", diz ele. "Isso garante que os líderes de negócios compartilhem o crédito e celebre o sucesso com seus parceiros de tecnologia".

3. Construa um comitê diretor de TI forte

Todo departamento de TI deve aumentar sua participação no comitê de direção. "O comitê de direção é um bom lugar para abrigar um tópico recorrente de 'vitórias' e compartilhar as histórias de sucesso de TI por trás do sucesso nos negócios", aconselha Michael Cantor.

Os comitês de direção também são frequentemente encarregados de produzir publicações internas que destacam conquistas e inovações empresariais significativas.

"A parceria pode garantir que a TI esteja à mesa quando essas publicações ocorrerem e possa fornecer uma oportunidade para incluir a TI na mensagem", diz Cantor.

4. Formar parcerias com os principais aliados de negócios

Ao associar-se a colegas de trabalho e trazer ideias úteis para a mesa, os líderes de TI podem construir rapidamente uma imagem positiva de sua organização. "Você deve ser proativo - isso ajuda a garantir valor", aconselha Barry Shurkey, CIO da NTT Data Services.

As transformações digitais de maior valor são impulsionadas por equipes que combinem mentalidades e experiências em negócios, design e tecnologia, diz Kanazawa. "Ao procurar aumentar o seu perfil, a TI deve estar focada a aproximá-lo das equipes de design de produto e serviço, vendas e marketing e compartilhar os sucessos como um esforço conjunto".

5. Construa a partir de sucessos anteriores

Toda organização de TI deve proteger e nutrir cuidadosamente sua marca. "Resultados repetidos e mensuráveis ​​são a base da identidade de uma organização de TI", observa Rasmussen. "Isso também garante que a TI esteja envolvida na direção estratégica da empresa e é uma parte essencial do processo decisório executivo".

A TI pode elevar rapidamente seu perfil desenvolvendo serviços que os clientes, funcionários ou parceiros adorem. "Além da adoção, demonstrar o sucesso inicial através de métricas de receita, economia de custos e facilidade de uso ou velocidade são elementos igualmente importantes para demonstrar valor e garantir crédito para o sucesso de um negócio", diz Kanazawa.

"O crédito mais valioso para um trabalho bem feito é aquele que é concedido à sua organização de TI pelo seu cliente", observa Rasmussen.

6. Garanta que a voz da TI seja claramente ouvida

Retire a TI das sombras, mantendo os líderes de negócios informados sobre conquistas recentes. "Apresente regularmente à gerência executiva sobre o desempenho de TI", aconselha Ray McKenzie, fundador e diretor administrativo da Red Beach Advisors. "É útil incluir a quantidade de tickets trabalhados pelos clientes, o número de incidentes detectados e resolvidos, o desempenho da equipe em relação aos SLAs definidos, KPIs ... e coletar feedback dos executivos sobre as necessidades."

Também é importante compartilhar qualquer crédito recebido pela TI em várias mídias. "Você não pode mais depender de email", diz Shurkey. Notícias sobre conquistas cruciais precisam ser compartilhadas de várias formas nos canais internos. A comunicação externa também é crítica. "Se seus colegas de trabalho puderem ver [as notícias das conquistas] no LinkedIn ou no Twitter, saberão que estão obtendo reconhecimento publicamente diante de seus colegas", observa ele.

7. Entregue uma mensagem unificada

O CIO, os gerentes e a equipe de TI devem estar todos na mesma frequência. "A importância de o CIO transmitir diretamente uma mensagem coesa aos clientes não pode ser exagerada", ressalta Rasmussen. Os líderes de TI devem responsabilizar cada membro da equipe por sua parte do processo. "Sigo o método TOFU: assumo e acompanho", acrescenta.

Os sucessos de negócio precisam ser comemorados em toda a empresa. "Garantir que sua equipe de TI faça parte dessas celebrações é sua responsabilidade como líder de TI", diz Shurkey. Funcionários de confiança não devem pedir permissão para participar de uma celebração. "Você deve à sua equipe construir relacionamentos com as áreas de negócio e entender como eles vão ao mercado", observa ele. "É assim que você constrói soluções inovadoras para o negócio".

Para que o negócio possa atingir bons resultados e importante a gestão das operações a médio e longo prazo estruturando os processos da forma correta, capaz de atender às demandas dos usuários, manter um nível de inovação elevado e solucionar gargalos operacionais. Reduzir gastos e tornar o fluxo de trabalho mais ágil.

1. Reengenharia de processos internos

A gestão de operações de TI com foco em bons resultados precisa organizar as rotinas de todas as equipes. O gestor deve conhecer as práticas internas, o que é funcional e o que pode ser eliminado para gerar mais competitividade. É crucial que todas as práticas sejam documentadas, organizadas e rastreadas corretamente.
Se a TI não for organizada “os gestores” terão dificuldades para identificar o que deve ser otimizado. As rotinas terão mais problemas para serem executadas, uma vez que a ineficácia das suas atividades levará a mais erros. Como consequência, a gestão de operações de TI não terá as bases necessárias para que a tecnologia possa ser usada como um mecanismo para gerar competitividade.

2. Posicionar o setor estrategicamente

O modo como o setor de TI está posicionado dentro da empresa apresenta um impacto direto na relação que o time constrói com outras áreas. Quando o setor consegue manter um alinhamento com os objetivos e estratégias do resto do negócio, a tecnologia passa a ser integrada em mais áreas e, assim, a companhia pode ter um funcionamento competitivo.

Os investimentos, por exemplo, serão direcionados de forma melhor. O time de TI adotará soluções que sejam realmente capazes de atender às demandas internas. Assim, o retorno obtido com investimentos sempre será o melhor possível.

Em longo prazo, alinhar estratégias do setor de TI com o resto da companhia mudará toda a forma como a gestão de operações de TI é feita. Ela será executada com um grande foco nas demandas dos usuários, reduzindo custos e erros. Além disso, gargalos serão menos frequentes e o impacto das atividades nos resultados do negócio será ampliado ao máximo.

3. Otimizar a comunicação entre a equipe e os usuários

A comunicação entre o setor de TI e os usuários deve ser mantida com canais abertos. Uma vez que o time atua lado a lado com os profissionais de outras áreas, é possível eliminar gargalos, solucionar demandas e projetar políticas de gestão de operações de TI muito mais inteligentes.

Faça pesquisas para obter o feedback dos usuários após todos os atendimentos do time de suporte. Isso dará ao gestor uma visão abrangente sobre o trabalho do time de TI: será mais fácil identificar o que pode ser otimizado para atingir melhores resultados mantendo serviços conforme as demandas de cada setor.

4. Investir em novas tecnologias

Aqui é a parte mais difícil ao meu entendimento, dependendo do momento da organização investir em novas tecnologia para a um médio e longo prazo poder reduzir os custos operacionais, difícil as vezes entender este conceito. Lembrando que adquirir tecnologia sempre irá envolver “processo, pessoas e ferramentas”, seja uma tecnologia open source ou comercial.

O investimento em novas tecnologias também é uma estratégia que o negócio pode utilizar para melhorar a performance da sua infraestrutura de TI. Com as soluções corretas, a empresa otimiza rotinas, melhora a sua análise de dados e torna o trabalho dos setores mais eficaz.

Uma das escolhas que o negócio pode fazer é o investimento na computação em nuvem. Essa tecnologia pode trazer uma série de vantagens, como redução de custos por meio do pagamento conforme a demanda por recursos. Há também um aumento de mobilidade, já que os recursos são disponibilizados em qualquer dispositivo com acesso à internet.

Com o licenciamento de softwares como serviço, por exemplo, a empresa reduz custos com tecnologia, deixa a gestão de operações de TI mais simples e tem a garantia de sempre utilizar a última versão dos sistemas em seu ambiente de trabalho.

O valor da assinatura mudará conforme o número de usuários ativos. As rotinas de manutenção, como a atualização para novas versões, é feita pelo prestador de serviços. Com isso, o usuário garante o acesso às versões mais recentes do sistema.

5. Contar com o apoio de uma empresa parceira

O apoio de uma empresa de consultoria também pode ser considerado para que as políticas de gestão de operações de TI sejam mais eficazes. Nesse caso, o negócio contratará uma empresa parceira para avaliar como o setor está estruturado e quais são as rotinas que podem ser modificadas para atingir mais resultados, seja com a atualização de processos ou a adoção de novas tecnologias.

O trabalho do setor estará alinhado com os padrões do mercado e a companhia terá mecanismos mais inteligentes para solucionar problemas diários. A empresa terá as suas rotinas avaliadas, dados de performance mensurados e informações sobre as principais demandas de cada setor levantadas.

O consultor ficará responsável, então, por identificar tudo o que está fora do padrão do mercado, a existência de possíveis gargalos e fatores que possam ser alterados para garantir que os times atuem da melhor forma possível. Após isso, a companhia terá uma estratégia para solucionar as suas falhas e problemas internos.

O gestor implementará uma série de mudanças e, com isso, otimizará as rotinas de gestão de operações de TI. Em longo prazo, os resultados serão monitorados para que nenhuma falha seja ignorada e a empresa tenha um fluxo de melhoras contínuas.

Isso será feito com o apoio de novas metodologias de trabalho ou estratégias como a adoção de soluções de automatização de tarefas. Se existir a necessidade de ganhar mobilidade, por exemplo, a computação em nuvem será integrada aos processos diários. Mas se a demanda for por mais segurança digital, o investimento em softwares de controle será feito.

O que as empresas devem fazer para tornar os funcionários mais produtivos em casa

Alguns consideram trabalhar em casa uma atividade preguiçosa. Outros o veem como o futuro do trabalho inovador, e imaginam que em 50 anos escritórios pode não mais existir.

Como é com tudo na vida, você tem de encontrar o equilíbrio certo para tornar o trabalho de casa eficaz. O fato é que está se tornando cada vez mais importante que os funcionários tenham a liberdade de trabalhar em qualquer lugar ao escolher seu futuro empregador. Se as empresas oferecerem aos seus funcionários a oportunidade de trabalhar em casa, isso pode ser uma vantagem competitiva decisiva na luta para encontrar profissionais qualificados.

Os funcionários podem economizar tempo de viagem e usá-lo de forma mais produtiva. Muitos trabalhadores home office também afirmam que eles têm muito mais paz de espírito, não são distraídos por colegas e podem, portanto, pensar de forma mais criativa.

"Em empresas com mais de 500 funcionários, apenas 23% têm permissão para trabalhar em casa."

De acordo com um estudo do Ministério Federal do Trabalho e Assuntos Sociais da Alemanha, há uma tendência ascendente para o uso de escritórios domésticos devido à transformação digital e novas possibilidades de colaboração. No entanto, descobriu-se que em empresas com mais de 500 funcionários, apenas 23% têm permissão para trabalhar em seu escritório em casa. Em empresas com menos de 500 funcionários, o número é de apenas 18%.

Uma razão para essa relutância poderia ser a percepção de que os trabalhadores de um escritório doméstico estão vagando. Nem todos têm a mesma disciplina em casa do que no escritório, e podem ser rapidamente distraídos por tarefas domésticas. Além disso, as empresas temem que os funcionários que trabalham no escritório em casa a longo prazo ou permanentemente possam perder o espírito de equipe.

Este é um argumento sério, porque as melhores ideias geralmente vêm de uma equipe, e sessões de brainstorming em grupo geram a maior criatividade. Além disso, para tópicos particularmente sensíveis ou delicados, uma discussão pessoal é mais adequada. Outro argumento de muitas empresas contra o home office é que as precauções de segurança não podem ser seguidas porque o controle sobre o equipamento de TI diminui.

Então, como pode ser encontrado o equilíbrio certo?

"Se existem inúmeras possibilidades de comunicação, elas também devem ser bem pensadas."

Home office - mas nem sempre

Se as condições locais permitirem, um funcionário não precisará trabalhar permanentemente no escritório em casa. Em vez disso, ele pode combinar com seu supervisor ter de um a dois dias, em que nenhuma reunião exija uma presença pessoal. Esses dias podem então ser gastos trabalhando no escritório em casa.

A comunicação certa é fundamental

Caso contrário, é importante manter a comunicação correta. As modernas ferramentas de colaboração digital ajudam os funcionários a trabalharem juntos virtualmente em equipes e a ficarem sempre atualizados.

Se existem inúmeras possibilidades de comunicação, elas também devem ser bem pensadas. O maior risco que os gerentes vêem nas equipes virtuais é que a comunicação não é cuidadosamente atendida. Por exemplo, se algo é muito urgente, delicado ou sensível por natureza, os funcionários devem sempre escolher pegar o telefone. E-mail simplesmente não pode transportar o tom da comunicação e pode rapidamente causar mal-entendidos. Beat Bühlmann, gerente-geral da Evernote, afirma em poucas palavras: "Você não envia e-mails para os bombeiros".

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Além disso, ter uma enxurrada de e-mails também pode ser confuso: de acordo com um estudo recente da OTRS Group de 500 funcionários da Alemanha, EUA e Brasil, 32% precisam de uma hora por dia para classificar seus e-mails, 28% afirmam que, com a abundância de e-mails, outras tarefas são repetidamente reprimidas ou esquecidas. Por isso, é importante considerar formas de rastrear a comunicação que não seja e-mail.

Um sistema de tickets pode suportar a comunicação

Buhlmann também avisa que você não tem mais controle sobre seu e-mail depois que ele for enviado. Você não sabe a quem pode ser encaminhado ou quem está no campo CC. Aqui a implementação de um sistema de bilhetagem pode ajudar: isso adiciona estrutura e rastreabilidade à comunicação. Também garante que nenhum detalhe seja perdido durante a comunicação, reduzindo o número de e-mails e fornecendo uma visão geral para todas as partes envolvidas.

Segurança de TI deve ter prioridade

No que diz respeito à segurança de TI, é mais importante do que nunca para os funcionários de escritório doméstico usar equipamento adequado que seja suportado pela empresa. Para garantir que todos os funcionários mantenham-se atualizados com seus hardwares e softwares, em conformidade com os padrões da empresa, recomenda-se um CMDB (Configuration Management Database). Isso captura e documenta todos os recursos operacionais administrados pelo departamento de TI.

Medidas de segurança preventiva, como alteração de senhas e sistemas de backup, devem ser incorporadas aos trabalhadores domésticos. Ao mesmo tempo, os departamentos de TI devem considerar o uso de software como o STORM para poder se comunicar com rapidez e precisão durante ataques de segurança cibernética, mesmo que estejam trabalhando em um escritório doméstico.

Vamos esperar e ver como serão os escritórios daqui a 50 anos, se eles ainda existirem. Mas ao oferecer horários flexíveis, planejar como a comunicação funcionará e incorporar práticas modernas de segurança, trabalhar a partir de escritórios domésticos já deve ser visto como uma possibilidade viável.

Como é no seu escritório?

(*) Saskia Stähle-Thamm é a gerente global de Relações Públicas da OTRS Group