Se a sua empresa está interessada em mudar para o gerenciamento ágil de projetos, aqui estão algumas estratégias para ajudar a suavizar a transição

Mudar para um gerenciamento ágil de projetos pode aumentar consideravelmente as perspectivas de sucesso. A metodologia, que utiliza ciclos curtos para fornecer melhoria contínua no desenvolvimento de um produto ou serviço, está sendo usada em muitos setores devido a seus processos altamente colaborativos e eficientes.

Mas, uma vez que sua organização tenha avaliado as opções e tomado a decisão de mudar para a Agile, como garantir uma transição tranquila, que beneficie tanto a própria empresa quanto seus clientes? As dicas e estratégias a seguir ajudarão, aumentando consideravelmente as chances de sua organização realizar uma mudança sem traumas.

1 - Identifique e documente seus objetivos de negócios

Antes de adotar uma nova metodologia de gerenciamento de projetos é importante identificar e documentar suas metas de negócios e estabelecer como a mudança para uma nova metodologia permitirá que você atinja essas metas. A análise de negócios garante que as metodologias empregadas sejam eficazes para ajudar a alcançar os objetivos da empresa. Deve haver uma linha clara entre as metodologias usadas e como elas ajudam as equipes de projeto a atingir as metas de negócios.

2 - Analise a hierarquia e a cultura da sua empresa

Nem todas as organizações podem se beneficiar de metodologias ágeis, por isso é importante mapear a hierarquia da sua empresa para entender melhor sua capacidade de oferecer suporte a uma mudança para o ágil. Determine primeiro se você tem o talento necessário para atender aos compromissos de desenvolvimento ágil e uma hierarquia que possa suportar práticas ágeis.

Outro fator importante é a sua cultura . Sua cultura atual pode apoiar a metodologia ágil? Isso pode se tornar um dos maiores obstáculos em fazer a troca. Se a sua empresa estiver executando projetos usando a metodologia waterfall  por um período de tempo significativo, pode haver uma certa relutância por parte de vários grupos em mudar para o ágil. A cultura da sua empresa precisará suportar essa mudança. É aqui que especialistas em gerenciamento de mudanças e uma comunicação clara e frequente podem facilitar o caminho.

3 - Analise o impacto em seus clientes

Se mudar as metodologias de gerenciamento de projetos é algo que provocará um impacto negativo em seus clientes, não vale a pena fazê-lo. Portanto, você precisará identificar as necessidades e metas de seu cliente e determinar se e como a agilidade ajudará suas equipes de projeto a atender melhor às necessidades desse cliente. Para fazer isso, você precisará responder a estas perguntas:

1. Como a mudança para Agile melhora a experiência do cliente?
2. A mudança para Agile produzirá maior qualidade e melhores resultados?
3. A agilidade ajudará a criar uma melhor colaboração entre sua equipe e os clientes?

4 - Faça um balanço de todos os recursos disponíveis

Identifique e documente todos os recursos do projeto disponíveis. Determine se sua empresa possui os conjuntos de talentos e as habilidades necessários para agilizar o trabalho. Identifique as tecnologias disponíveis e os fornecedores que podem suportar a mudança para Agile com sucesso. Sem as pessoas e as tecnologias certas, é muito improvável que a mudança para Agile produza os benefícios previstos.

5 - Determine como a mudança para Agile mudará os processos

Depois de identificar suas metas, hierarquia e cultura de negócios, as necessidades das partes interessadas e os recursos, é hora de detalhar exatamente como sua equipe fará a transição da metodologia atual para Agile e como isso afetará seus processos internos. Lembre-se de aproveitar o conhecimento e a experiência de um especialista em gerenciamento de mudança desde o início e durante todo o processo.

6 - Mapeie suas estratégias e execução de gerenciamento de projetos existentes

Faça uma comparação entre suas metodologias atuais de gerenciamento de projetos e o gerenciamento ágil. Identifique possíveis pontos de risco e analise o estado de preparação da sua equipe de projeto para lidar com problemas que possam surgir com a troca.

7 - Construa um caso de negócio e receba sugestões das principais partes interessadas

Agora que você cobriu os benefícios do negócio, do projeto e do cliente, bem como os riscos e a logística em torno da migração para o ágil, será necessário criar um caso de negócios que garanta que outras partes interessadas tenham uma oportunidade de entrada. Sem informações suficientes dos principais interessados, insights valiosos necessários para transformar a mudança para Agile podem ser perdidos.

8 - Documente o plano de transição e solicite feedbacks

Uma vez que o sinal verde tenha sido dado para mudar para Agile, monte um plano abrangente de gerenciamento de projeto e, mais uma vez, receba feedbacks das principais partes interessadas, incluindo áreas funcionais, antes de prosseguir. Isso dá aos principais participantes a oportunidade de fornecer informações adicionais que podem afetar como e quando a transição para Agile ocorre e oferece aos patrocinadores e às partes interessadas uma maior sensação de garantias de que a mudança para Agile será bem-sucedida.

9 - Recorra à ajuda de um especialista em gerenciamento de mudança desde o início

Mudar para uma nova metodologia é um passo importante que impactará pessoas, processos e como a tecnologia é alavancada. Certifique-se de envolver um especialista em gerenciamento de mudanças desde o início para ajudá-lo a determinar quais são essas mudanças e como lidar melhor com elas, sem que questões vitais fiquem pelo caminho.

10 - Aproveite as experiências de empresas ou especialistas que migraram para Agile

Antes de mudar para o gerenciamento ágil de projetos, pode ser uma boa ideia conversar com outros profissionais sobre suas experiências. Isso pode poupar muita frustração e reduzir as chances de cometer erros caros no processo.

11 - Monte uma equipe de projeto multifuncional
Certifique-se de envolver especialistas e principais partes interessadas de várias áreas funcionais ao fazer uma mudança significativa como essa. Sua contribuição será necessária para ganhar o buy-in e evitar problemas imprevistos.

12 - Pilote alguns projetos diferentes antes de pular com os dois pés

Considere pilotar um projeto ou dois primeiro. Isso permite que você veja se suas equipes estão suficientemente preparadas para executar projetos usando metodologias ágeis antes de fazer a troca completa. Isso ajudará você a fazer os ajustes necessários em uma escala menor antes de uma transição completa.

13 - Receba feedback sobre como as coisas estão indo

É importante obter feedbacks da equipe do projeto, dos grupos funcionais e de quaisquer outras partes interessadas para identificar como as coisas estão evoluindo e determinar se Agile é a metodologia certa para outros projetos.

14 - Revisite tecnologias e processos

Ao mudar para uma nova metodologia, revisite as tecnologias e processos que você usa atualmente para determinar as mudanças necessárias e envolva um especialista em gerenciamento de mudanças para garantir que nada seja perdido. Ambas as áreas afetarão a maneira como você executa os projetos e vice-versa. Uma mudança em uma nova metodologia exigirá revisitar as tecnologias que você usa, bem como adaptar seus processos existentes.

15 - Faça o movimento para Agile

Supondo que tudo tenha corrido bem, a migração foi finalizada e todos estão envolvidos, é hora de mudar completamente para o gerenciamento ágil de projetos. Para manter a adesão ao longo do switch, a comunicação frequente e transparente é fundamental para garantir a transição e assegurar que todas as partes interessadas estejam atualizadas com o progresso e os desenvolvimentos.